Com o crescimento das demandas de comunicação entre a matriz e as unidades de negócios, começaram as dificuldades para que ela fosse eficiente. Nas unidades no Brasil e no exterior, a comunicação era limitada e de baixa qualidade. A solução desenvolvida utilizou ao máximo os recursos dos produtos. Além do Microsoft Lync para uso interno com todas as funcionalidades, como IM, presença e voz, foi feita também a integração da parte de voz. Após a implementação, os benefícios de mobilidade, menor custo com viagens, integração entre as equipes e facilidade de agendamento de reuniões satisfizeram muito ao cliente.

Com filiais por todo o Brasil e também pelo mundo, uma das principais características que a Duas Rodas Industrial precisa ter é excelente comunicação. Equipes integradas nas informações, plataforma de comunicação bem definida são essenciais. No entanto, a empresa tinha grandes dificuldades nesse setor. A falta de mobilidade somada à ausência de sincronização de agendas e de conferência por vídeo estava entre os principais problemas enfrentados com relação à comunicação.

Em busca de uma solução para esses problemas, foi instalado um Communicator e em seguida o Microsoft Lync. “Com a adição dessas ferramentas, começamos a adotar o conceito de salas de reunião para reuniões com vídeo”, explica Júlio César Van Vossen, gerente de TI da Duas Rodas. O lançamento da solução foi feito em um pronunciamento do presidente da empresa para todos os gestores das outras unidades. “Fizemos a apresentação remotamente para os gestores de outras unidades no Brasil e no exterior. Evitamos que todos eles viessem apenas para um anúncio”, completa.

A solução Microsoft Lync facilita a comunicação, pois integra várias informações em uma só plataforma. Dentro do Outlook do usuário é possível visualizar quem está online, se as pessoas com as quais ele precisa se comunicar estão presentes, estão em reunião, em quanto tempo estarão disponíveis. Com essas informações já podem disparar uma ação como um compartilhamento de tela, uma ligação por vídeo ou até uma ligação para o telefone da pessoa. “A comunicação unificada traz muita produtividade para a empresa, um ganho muito grande. Faz com que as empresas consigam se comunicar de uma forma muito mais efetiva”, esclarece Eduardo Grecco, Corporate Account Manager da Microsoft.

Para Julio César Van Vossen, são muitas as vantagens trazidas pela ferramenta, “Houve melhorias significativas no processo de organização de reuniões remotas, os custos foram reduzidos, além de proporcionar uma maior integração entre as equipes. É a informação indo de uma forma mais rápida e eficiente a quem precisa”.

Após a primeira demonstração do Microsoft Lync, a ferramenta foi bem aceita na empresa e passou a gerar vários benefícios. Com o auxílio da área de TI, responsável pela divulgação do uso da solução, a demanda para reuniões com o uso do Microsoft Lync cresceu e trouxe oportunidades que não eram possíveis antes. “Os treinamentos agora podem ser feitos à distância. Não é mais necessário que profissionais se desloquem da matriz até as filiais, e vice-versa. As agendas são montadas com os responsáveis e depois são feitas conferências por vídeo para alinhar as informações e o treinamento”, explica Rafael Maikon Voss, coordenador de Infraestrutura e responsável pela implantação.

Essa mobilidade diminui também os custos com viagens, que agora podem ser planejadas com mais tranquilidade de acordo com a necessidade. “O Microsoft Lync é uma solução simples que traz impacto imediato em produtividade e redução de custos para os clientes”, esclarece Eduardo Campos, Gerente Geral de Office da Microsoft.

Agora a próxima fase é estender o uso da solução Microsoft Lync para a área comercial da Duas Rodas, com o time de vendas. “É importante fomentar o uso da ferramenta pelas áreas de vendas, pois será possível realizar alinhamentos de meta não somente por email, mas também por voz e imagem. O grau de sensibilidade e feedback aumenta em grande escala com essa possibilidade. Estamos cada vez mais satisfeitos com a solução.”, finaliza Júlio César.

Sobre a Duas Rodas

Em 1925, surgiu a Duas Rodas, a primeira fábrica de óleos essenciais do Brasil, em Jaraguá do Sul - SC. A empresa se desenvolveu e virou líder no mercado brasileiro na produção de matérias-primas para indústria alimentícia.

Sobre a Microsoft Brasil

Fundada em 1989, a Microsoft Brasil possui 14 escritórios regionais em todo o País e gera localmente oportunidades diretas na área de tecnologia para mais de 18 mil empresas e 495 mil profissionais. Nos últimos nove anos, a empresa investiu mais de R$ 151,3 milhões em projetos sociais, levando tecnologia a escolas, universidades, ONGs e comunidades carentes. É uma das 112 subsidiárias da Microsoft Corporation, fundada em 1975, empresa líder mundial no fornecimento de software, serviços e soluções em tecnologia da informação, que ajudam empresas e pessoas a alcançarem seu potencial pleno.