A EFD Social – Escrituração Fiscal Digital Social – é um programa inserido no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que está sendo desenvolvido no âmbito da Receita Federal do Brasil com o objetivo de substituir a folha de pagamento em meio papel pela folha digital.

A Receita Federal prevê a implantação da EFD Social a partir do segundo semestre de 2012. Daí a necessidade das empresas se prepararem e se aparelharem para tais inovações que, ao final, trarão profundas mudanças nas áreas contábeis, administrativas e de Recursos Humanos.

De acordo com o planejamento da Receita Federal, em curto prazo entrará em vigor a folha de pagamento digital (com a padronização das rubricas de folha de pagamento e tabela de incidências), Implantação do Cadastro Único de Trabalhadores, implantação do Registro Eletrônico (que substituirá a ficha de registro de empregado) bem como a eliminação da obrigatoriedade da impressão da folha tradicional e da SEFIP/GFIP para prestação de informações à própria Receita e ao INSS.

Resta claro que a nova folha de pagamento eletrônica permitirá a implantação de nova modalidade de armazenamento, controle, gerenciamento e modernização na transmissão de informações dos colaboradores das empresas, tenham eles vínculo de emprego ou não.

Já em médio e longo prazo está prevista a transmissão única e de forma digital das informações prestadas no CAGED, RAIS, DIRF, GRRF, MANAD, GFIP, folha de pagamento e registro de empregados, com a extinção total dos arquivos físicos.

A escrituração digital, entretanto, ao par de desburocratizar e facilitar o cumprimento das obrigações fiscais acessórias, por parte dos empregadores, também facilita e muito a tarefa de fiscalizar. Com efeito, procedimentos de auditoria, por exemplo, que hoje são feitos com o deslocamento de fiscais até a sede das empresas para a análise de inúmeros e volumosos documentos físicos, passarão a ser realizadas virtualmente e à distância, de forma mais rápida e econômica.

Assim, diante desse novo cenário de acesso facilitado às informações internas das empresas, resta de suma importância que seus gestores estejam preparados não apenas para executar a tarefa de “digitalizar a documentação de pessoal”, mas também, e especialmente, identificar focos de contingências muitas vezes ocultos em seu dia-a-dia, bem como adotar mecanismos de prevenção e, se for o caso, de correção de procedimentos até então realizados, tudo isso com o escopo de evitar o ajuizamento de demandas judiciais ou autuações administrativas contra si, que poderão resultar em onerosas condenações pecuniárias.